Privacy Statement Vigilicom B.V.

Vigilicom B.V. (hierna: “Vigilicom”) is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 98121405 en is gevestigd aan de Reflectiestraat 53, 2631 RV te Nootdorp. Voor privacyvragen kunt u contact opnemen via privacy@vigilicom.com.

In dit privacy statement leggen wij uit hoe Vigilicom omgaat met persoonsgegevens. Daarbij betrachten wij de grootst mogelijke zorgvuldigheid. Vigilicom verwerkt persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en andere toepasselijke privacywetgeving.

Artikel 1 – Wie is verantwoordelijk voor de verwerking?

1. Vigilicom is verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die zij verwerkt voor haar eigen bedrijfsvoering, waaronder begrepen de website, contactaanvragen, offertes, overeenkomsten, facturatie, support, beveiliging, logging, fraudepreventie, kwaliteitsverbetering en overige eigen bedrijfsdoeleinden.
2. In bepaalde gevallen wordt het Vigilicom-systeem gebruikt via een installateur, dealer, reseller of andere zakelijke tussenpartij. In dat geval kan die partij voor de eigen klantrelatie eveneens verwerkingsverantwoordelijke zijn voor bepaalde persoonsgegevens.
3. Voor zover Vigilicom persoonsgegevens verwerkt namens een installateur, dealer, reseller of andere zakelijke klant, kan Vigilicom voor die specifieke verwerking optreden als verwerker. In dat geval gelden aanvullende afspraken, bijvoorbeeld in een verwerkersovereenkomst.
4. Indien Vigilicom een eindklant rechtstreeks gaat bedienen of contracteren, bijvoorbeeld na overname of step-in, verwerkt Vigilicom de betreffende persoonsgegevens voor die rechtsverhouding als zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke.

Artikel 2 – Wanneer is dit privacy statement van toepassing?

1. Dit privacy statement is van toepassing op alle verwerkingen van persoonsgegevens door Vigilicom in haar hoedanigheid van verwerkingsverantwoordelijke.
2. Dit privacy statement is onder meer van toepassing op persoonsgegevens die worden verwerkt in verband met:
   a. het bezoeken van de website van Vigilicom;
   b. contactaanvragen, demonstraties, offertes en informatieverzoeken;
   c. overeenkomsten met installateurs, dealers, resellers, zakelijke klanten en andere relaties;
   d. het gebruik van het Vigilicom-systeem voor zover Vigilicom daarbij persoonsgegevens voor eigen doeleinden verwerkt;
   e. support, incidentafhandeling, beveiliging, logging en kwaliteitsverbetering;
   f. facturatie, administratie en naleving van wettelijke verplichtingen.
3. Dit privacy statement is niet van toepassing op verwerkingen waarvoor een installateur, dealer, reseller of andere derde zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke is, tenzij uit de aard van de verwerking of uit aanvullende informatie van Vigilicom anders volgt. Op dergelijke verwerkingen kan een afzonderlijk privacy statement of privacybeleid van die derde van toepassing zijn.

Artikel 3 – Welke persoonsgegevens verwerken wij?

1. Vigilicom verwerkt, afhankelijk van de aard van de relatie en het gebruik van de dienstverlening, onder meer de volgende categorieën van persoonsgegevens:
   a. naam-, adres- en contactgegevens;
   b. e-mailadres en telefoonnummer;
   c. bedrijfsgegevens, functietitel en relatiegegevens;
   d. account-, toegangs- en gebruikersgegevens;
   e. systeem-, log- en technische gegevens, waaronder IP-adressen voor zover van toepassing;
   f. notificatie-instellingen, communicatievoorkeuren en contactgegevens van contactpersonen;
   g. facturatie-, betaal- en administratieve gegevens;
   h. correspondentie, supportverzoeken, incidentmeldingen en andere informatie die u aan Vigilicom verstrekt;
   i. gegevens die worden gegenereerd bij gebruik van de website of het systeem; en
   j. voor zover van toepassing en rechtmatig: persoonsgegevens die via koppelingen met hardware, sensoren, camera’s, alarmsystemen, software of API’s van derden aan het systeem worden doorgegeven.
2. Vigilicom verwerkt in beginsel geen meer persoonsgegevens dan noodzakelijk is voor de doeleinden zoals beschreven in dit privacy statement.
3. Voor zover via gekoppelde hardware, sensoren, camera’s, alarmsystemen, software of API’s van derden persoonsgegevens worden doorgegeven aan het systeem, is de aard en omvang van die verwerking mede afhankelijk van de inrichting door de gebruiker en de betreffende derde systemen.

Artikel 4 – Hoe verkrijgen wij persoonsgegevens?

1. Vigilicom verkrijgt persoonsgegevens:
   a. rechtstreeks van u, bijvoorbeeld wanneer u contact met ons opneemt, een overeenkomst sluit, een account gebruikt of een supportverzoek indient;
   b. via een installateur, dealer, reseller of andere zakelijke klant die gebruikmaakt van het Vigilicom-systeem;
   c. automatisch via gebruik van onze website, systemen, portalen, communicatiekanalen en technische infrastructuur;
   d. via derden voor zover dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze dienstverlening of voor onze eigen bedrijfsvoering.
2. Indien u persoonsgegevens van andere personen aan Vigilicom verstrekt, zoals contactpersonen of medewerkers, bent u er zelf verantwoordelijk voor dat dit rechtmatig gebeurt en dat deze personen op passende wijze zijn geïnformeerd.
3. Voor zover persoonsgegevens betrekking hebben op personen jonger dan 16 jaar, verwacht Vigilicom dat een ouder of wettelijke vertegenwoordiger toestemming heeft gegeven indien en voor zover die toestemming wettelijk vereist is.

Artikel 5 – Voor welke doeleinden verwerken wij persoonsgegevens?

1. Vigilicom verwerkt persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
   a. het aangaan en uitvoeren van overeenkomsten;
   b. het aanbieden, activeren, beheren, beveiligen en ondersteunen van het Vigilicom-systeem;
   c. het verwerken en verzenden van notificaties en systeemcommunicatie;
   d. het beheren van accounts, gebruikers, contactpersonen en instellingen;
   e. support, incidentafhandeling, storingsonderzoek en kwaliteitsverbetering;
   f. facturatie, administratie, incasso en financieel beheer;
   g. relatiebeheer, communicatie, marketing en informatieverstrekking voor zover toegestaan op grond van toepasselijke wet- en regelgeving;
   h. het voldoen aan wettelijke verplichtingen;
   i. het beschermen van de veiligheid, integriteit en continuïteit van onze systemen, dienstverlening en bedrijfsvoering.
2. Vigilicom verwerkt persoonsgegevens uitsluitend voor zover daarvoor een geldige grondslag bestaat.

Artikel 6 – Op welke grondslagen verwerken wij persoonsgegevens?

1. Vigilicom verwerkt persoonsgegevens op basis van één of meer van de volgende grondslagen:
   a. uitvoering van een overeenkomst;
   b. het voldoen aan een wettelijke verplichting;
   c. gerechtvaardigd belang;
   d. toestemming van de betrokkene, voor zover vereist.
2. Wanneer Vigilicom persoonsgegevens verwerkt op basis van gerechtvaardigd belang, gaat het bijvoorbeeld om belangen zoals systeembeveiliging, fraudepreventie, incidentonderzoek, kwaliteitsverbetering, interne bedrijfsvoering, relatiebeheer en het beschermen van de continuïteit van onze dienstverlening.
3. Voor zover verwerking plaatsvindt op basis van toestemming, heeft u het recht die toestemming op ieder moment in te trekken. Intrekking van toestemming werkt niet terug over verwerkingen die al hebben plaatsgevonden.
4. Vigilicom verwerkt geen persoonsgegevens op basis van toestemming indien een andere passende wettelijke grondslag van toepassing is of behoort te worden gebruikt.

Artikel 7 – Dealers, installateurs en rolverdeling

1. Vigilicom biedt haar systeem onder meer aan via installateurs, dealers, resellers en andere zakelijke partners.
2. Indien u het systeem via een dergelijke tussenpartij afneemt, kan die tussenpartij uw eerste aanspreekpunt zijn voor commerciële, contractuele of operationele vragen over uw relatie met die partij.
3. De installateur, dealer, reseller of andere tussenpartij kan voor zijn eigen klantrelatie, facturatie, advisering, installatie en eigen dienstverlening zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke zijn.
4. Vigilicom kan in dat kader:
   a. zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke zijn voor eigen verwerkingen; en/of
   b. verwerker zijn voor specifieke verwerkingen die zij namens een zakelijke klant uitvoert.
5. Indien u vragen heeft over welke partij verantwoordelijk is voor een bepaalde verwerking van uw persoonsgegevens, kunt u contact opnemen met Vigilicom of met de tussenpartij via wie u het systeem afneemt.

Artikel 8 – Geautomatiseerde besluitvorming

1. Vigilicom kan gebruikmaken van geautomatiseerde processen binnen het systeem, bijvoorbeeld voor het verwerken van signalen, het versturen van notificaties, logging, beveiligingsmaatregelen, monitoring en technische analyse.
2. Dergelijke geautomatiseerde processen zijn in beginsel bedoeld ter ondersteuning van de dienstverlening en niet om zonder menselijke tussenkomst besluiten te nemen die u rechtsgevolgen opleveren of u anderszins in aanmerkelijke mate treffen, tenzij dit wettelijk is toegestaan en aan de toepasselijke voorwaarden is voldaan.
3. Voor zover sprake is van geautomatiseerde besluitvorming in de zin van de AVG die rechtsgevolgen heeft of u anderszins aanzienlijk treft, zal Vigilicom daarbij handelen overeenkomstig de toepasselijke wettelijke vereisten.
4. Voor de correcte werking van geautomatiseerde processen is Vigilicom mede afhankelijk van de juistheid van de ingevoerde gegevens, instellingen, koppelingen en contactgegevens. Onjuiste of onvolledige invoer kan leiden tot onjuiste of uitblijvende verwerking.

Artikel 9 – Met wie delen wij persoonsgegevens?

1. Vigilicom deelt persoonsgegevens uitsluitend indien dat noodzakelijk is voor de in dit privacy statement genoemde doeleinden, wanneer dit wettelijk verplicht is of wanneer daarvoor een andere geldige grondslag bestaat.
2. Vigilicom kan persoonsgegevens delen met:
   a. installateurs, dealers, resellers of andere zakelijke partners voor zover dat noodzakelijk is binnen de gekozen dienstverlening of contractstructuur;
   b. hosting-, software-, cloud- en IT-dienstverleners;
   c. leveranciers van communicatiekanalen, zoals e-mail-, sms-, telefonie- of notificatiediensten;
   d. betaaldienstverleners, boekhouders, accountants en andere administratieve of financiële dienstverleners;
   e. support- en beveiligingsdienstverleners;
   f. bevoegde autoriteiten of andere derden indien Vigilicom daartoe wettelijk verplicht is.
3. Voor zover derden persoonsgegevens namens Vigilicom verwerken, sluit Vigilicom waar vereist passende verwerkersovereenkomsten of andere contractuele waarborgen.
4. Vigilicom verkoopt geen persoonsgegevens aan derden.

Artikel 10 – Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

1. Vigilicom verwerkt persoonsgegevens in beginsel binnen de Europese Economische Ruimte.
2. Indien persoonsgegevens toch buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt of toegankelijk zijn, zal Vigilicom passende waarborgen treffen overeenkomstig de AVG.
3. Dergelijke waarborgen kunnen onder meer bestaan uit een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie, standaardcontractbepalingen of een andere rechtsgeldige doorgiftemechaniek.

Artikel 11 – Cookies en vergelijkbare technieken

1. Vigilicom maakt op haar website en, voor zover van toepassing, binnen het Systeem gebruik van cookies en vergelijkbare technieken.
2. Deze cookies en vergelijkbare technieken kunnen onder meer worden gebruikt voor functionaliteit, beveiliging, sessiebeheer, analyse en verbetering van de website en het Systeem.
3. Voor meer informatie over het gebruik van cookies en vergelijkbare technieken verwijzen wij u naar het Cookie Statement van Vigilicom.

Artikel 12 – Beveiliging van persoonsgegevens

1. Vigilicom neemt de bescherming van persoonsgegevens serieus en treft passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies en tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking.
2. Daarbij houdt Vigilicom rekening met de stand van de techniek, de uitvoeringskosten, de aard, omvang, context en doeleinden van de verwerking en de risico’s voor de rechten en vrijheden van betrokkenen.
3. Tot die maatregelen kunnen onder meer behoren: toegangsbeveiliging, authenticatiemaatregelen, logging, monitoring, back-up- en herstelprocedures, autorisatiebeheer en beveiligingsbewustzijn binnen de organisatie.
4. Geen enkel systeem is onder alle omstandigheden volledig beveiligd. Vigilicom kan daarom geen absolute garantie geven dat onbevoegde toegang of misbruik nooit zal voorkomen.

Artikel 13 – Bewaartermijnen

1. Vigilicom bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld of worden verwerkt.
2. Vigilicom kan persoonsgegevens langer bewaren indien dit noodzakelijk is:
   a. om te voldoen aan een wettelijke verplichting, waaronder fiscale of administratieve bewaarplichten;
   b. voor bewijsdoeleinden;
   c. in verband met beveiliging, incidentonderzoek, geschillen of handhaving van rechten; of
   d. voor andere gerechtvaardigde en rechtmatige bedrijfsdoeleinden.
3. Na afloop van de toepasselijke bewaartermijn zal Vigilicom persoonsgegevens verwijderen, anonimiseren of op andere wijze zodanig verwerken dat zij niet langer tot een natuurlijke persoon herleidbaar zijn, tenzij verdere bewaring wettelijk verplicht of rechtmatig noodzakelijk is.

Artikel 14 – Uw rechten

1. U heeft, voor zover de AVG u dat toekent en voor zover aan de wettelijke voorwaarden is voldaan, het recht op:
   a. inzage in uw persoonsgegevens;
   b. rectificatie van onjuiste persoonsgegevens;
   c. verwijdering van persoonsgegevens;
   d. beperking van de verwerking;
   e. overdraagbaarheid van gegevens;
   f. bezwaar tegen de verwerking;
   g. intrekking van eerder gegeven toestemming.
2. Indien u een van deze rechten wilt uitoefenen, kunt u contact opnemen met Vigilicom via privacy@vigilicom.com of via de overige contactgegevens op de website.
3. Vigilicom kan u vragen om aanvullende informatie om uw identiteit vast te stellen voordat op een verzoek wordt beslist.
4. Vigilicom zal in beginsel binnen één maand na ontvangst van uw verzoek reageren, tenzij de AVG een langere termijn toestaat.
5. Indien persoonsgegevens door Vigilicom worden verwerkt namens een installateur, dealer, reseller of andere zakelijke klant, kan het zijn dat Vigilicom uw verzoek doorgeleidt naar de betreffende verwerkingsverantwoordelijke.
6. Vigilicom kan een verzoek geheel of gedeeltelijk weigeren voor zover daarvoor een wettelijke grond bestaat. In dat geval zal Vigilicom u daarover informeren voor zover de wet dat toestaat.

Artikel 15 – Klachten

1. Indien u vragen, opmerkingen of klachten heeft over de wijze waarop Vigilicom met persoonsgegevens omgaat, kunt u contact opnemen met Vigilicom via privacy@vigilicom.com.
2. Indien u van mening bent dat Vigilicom uw persoonsgegevens niet correct verwerkt, verzoeken wij u eerst contact met ons op te nemen zodat wij kunnen proberen uw klacht op te lossen.
3. U heeft daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Artikel 16 – Wijzigingen van dit privacy statement

1. Vigilicom is gerechtigd dit privacy statement van tijd tot tijd te wijzigen of aan te vullen.
2. De meest actuele versie wordt gepubliceerd via de website of op een andere passende wijze beschikbaar gesteld.
3. Indien een wijziging wezenlijke gevolgen heeft voor de wijze waarop Vigilicom persoonsgegevens verwerkt, zal Vigilicom die wijziging, voor zover redelijk mogelijk, vooraf kenbaar maken.

Deze versie is opgesteld voor gebruik door Vigilicom B.V.